Mwongozo wa Moescience Smart Library

1. Kuanza

Moescience Smart Library (MSL) ni mfumo wa kusimamia maktaba ya shule: vitabu na nakala zake, wanafunzi na wanachama wengine, kukopa na kurudisha, faini, na ripoti kwa mkutubi, afisa wa elimu na msimamizi.

Kuingia

1. Fungua library.moescience.com kwenye kivinjari.
2. Andika barua pepe na nenosiri ulilopewa, kisha bonyeza Ingia.
3. Ukikosea nenosiri mara 5 mfululizo, mfumo unakuzuia kwa dakika 15 ili kulinda akaunti. Subiri kisha jaribu tena.

📷 Weka picha ya skrini ya kuingia: assets/guide/ingia.png

Nani anaona nini

Menyu

Kwenye kompyuta menyu iko upande wa kushoto; kwenye simu ipo chini ya skrini na kitufe cha Zaidi kinafungua menyu kamili. Kila mtumiaji anaona tu vipengele vinavyomhusu. Menyu ya mkutubi ina:

2. Wanafunzi na wanachama

Kabla ya kukopesha, mtu lazima awe amesajiliwa. Wanafunzi wana ukurasa wao; walimu, wafanyakazi na watu wa nje wanasajiliwa kama Wanachama.

Kuongeza mwanafunzi

1. Nenda Wanafunzi kisha bonyeza kitufe cha kuongeza.
2. Jaza jina kamili, darasa na Library ID (namba ya maktaba).
3. Hifadhi. Mwanafunzi sasa anaweza kukopa.

Kuongeza mwalimu, mfanyakazi au mtu wa nje

1. Nenda Wanachama na ongeza mwanachama mpya.
2. Chagua aina: mwalimu, mfanyakazi au nje, kisha jaza jina na namba yake ya maktaba.

📷 Weka picha ya skrini ya orodha ya wanafunzi: assets/guide/wanafunzi.png

Kadi ya maktaba

Ukurasa wa Kadi ya Maktaba unakuwezesha kutengeneza na kuchapisha kadi zenye namba ya mwanafunzi ili kukopa kwa haraka kwa kuscan.

3. Vitabu na nakala

Kila kitabu kina nakala (copies) moja au zaidi. Kila nakala ina msimbo wake wa kipekee, kwa mfano CIV-FIV-001-03, ili ujue hasa nakala ipi imekopwa na nani.

Kuongeza kitabu

1. Nenda Vitabu na bonyeza kuongeza kitabu.
2. Jaza jina, mwandishi, ISBN (kama ipo), kundi na idadi ya nakala.
3. Hifadhi. Mfumo unatengeneza nakala zote na misimbo yake.

Ukiwa na vitabu vingi vya kuingiza kwa mara moja, tumia kipengele cha Batch (kuingiza vitabu kwa wingi).

📷 Weka picha ya skrini ya ukurasa wa vitabu: assets/guide/vitabu.png

Hali za nakala

Upungufu wa vitabu

Ukurasa wa Shortage Report unalinganisha idadi ya nakala na idadi ya wanafunzi wa darasa (ratio), ili ujue masomo na madarasa yenye uhaba. Tabu: Vitabu Vyote, Zenye Ratio na Upungufu. Kila kitabu kina alama: GOOD, FAIR au SHORTAGE, na unaweza kuchapisha kwa kitufe cha Print.

📷 Weka picha ya skrini ya upungufu: assets/guide/upungufu.png

4. Kukopa na kurudisha

Kumkopesha mtu kitabu

1. Nenda Borrows kisha bonyeza New Borrow.
2. Tafuta mwanafunzi/mwanachama kwa jina au namba, au scan kadi yake.
3. Chagua kitabu na nakala (au scan msimbo wa nakala). Unaweza kuchagua hadi vitabu 10 kwa mara moja.
4. Thibitisha. Tarehe ya kurudisha inawekwa kiotomatiki.

📷 Weka picha ya skrini ya kukopa: assets/guide/kukopa.png

Juu ya ukurasa kuna tabu tatu: Active Borrows (vilivyokopwa sasa), History (historia) na Vitabu Vilivyopotea. Vitufe: New Borrow (kukopesha), Scan & Rudisha (kurudisha kwa kuscan) na Print QR (kuchapisha msimbo). Unaweza kutafuta kwa jina, Library ID au kitabu, na kuchuja kwa hali ya WhatsApp.

Kurudisha kitabu

1. Katika Borrows, tafuta rekodi ya kitabu na chagua Rudisha kwenye menyu ya vitendo (⋮) mwishoni mwa mstari, au tumia Scan & Rudisha.
2. Chagua hali ya kitabu kinaporudi: bora sana, nzuri, wastani, kimeharibika, kimeharibika vibaya, au kimepotea.
3. Thibitisha. Nakala inarudi 'inapatikana' (au 'imeharibika/imepotea' kulingana na hali uliyochagua).

Kitabu kilichopotea

Kama kitabu kimepotea, tumia kitufe cha Kimepotea kwenye rekodi ya kukopa. Baadaye, kikipatikana au ada ikilipwa, tumia Tatua: chagua 'amelipa' (kitabu kinabaki kimepotea) au 'kimerudishwa' (kinarudi kwenye stock).

Scan & Go na QR

Kwa kutumia kamera ya simu unaweza ku-scan kadi ya mwanafunzi na msimbo wa nakala ili kukopa na kurudisha kwa haraka. Ruhusu kamera ukiombwa.

5. Waliochelewa na faini

Ukurasa wa Waliochelewa (Overdue) unaorodhesha vitabu vilivyopita tarehe ya kurudishwa.

Juu ya ukurasa kuna vichujio: Kidato, Siku Zilizopita (angalau), WhatsApp na kisanduku cha Tafuta (jina, ID au kitabu). Tabu zinakuwezesha kuona Zimechelewa, Hatari Sana, Leo, Kesho na Inakaribia. Kadi za muhtasari zinaonyesha idadi kwa makundi ya siku (14+, 7–13, 1–6), Faini Yote na rekodi zisizo na namba ya mzazi (Bila Nambari); rekodi hizo zina kiungo cha Ongeza Nambari ili WhatsApp itumike.

Kuweka faini kama imelipwa

1. Nenda kwenye rekodi ya kitabu chenye faini.
2. Bonyeza Imelipwa. Kama umekosea, unaweza kuiweka tena Haijalipwa.
3. Ukihitaji kubadilisha kiasi, tumia kuhariri faini.

📷 Weka picha ya skrini ya waliochelewa: assets/guide/faini.png

Ujumbe wa WhatsApp (Premium)

Kwenye mpango wa Premium na zaidi, unaweza kuandaa ujumbe wa kumkumbusha mhusika kurudisha kitabu. Mfumo unafungua WhatsApp ukiwa na ujumbe tayari; wewe unabonyeza tuma kisha unarudi kuthibitisha Imetumwa.

6. Maombi ya vitabu (Reservations)

Kitabu kikiwa hakipo (nakala zote zimekopwa), ombi la kitabu linaweza kuwekwa. Foleni inafuatwa kwa mpangilio; kitabu kinaporudishwa, mtu wa kwanza kwenye foleni anawekwa 'tayari' ili mkutubi ampe taarifa.

📷 Weka picha ya skrini ya maombi: assets/guide/maombi.png

7. Ripoti na uchambuzi

📷 Weka picha ya skrini ya dashibodi: assets/guide/ripoti.png

Ukurasa wa mwanafunzi (Student Lookup)

Mwanafunzi anaweza kuangalia vitabu alivyokopa na faini yake bila kuingia kwenye mfumo: fungua kiungo cha Angalia hali yako ya kukopa kwenye ukurasa wa kuingia, chagua shule, kisha andika Library ID yake. Akitafuta kwa jina, mfumo unamwonyesha jina lake na kidokezo, kisha anaandika Library ID kamili ili kuthibitisha.

📷 Weka picha ya skrini ya Student Lookup: assets/guide/angalia-hali.png

8. Kufanya kazi bila intaneti

Mfumo unaweza kuendelea kutumika hata mtandao ukiwa umekatika (kwa akaunti za shule).

1. Ingia ukiwa na mtandao angalau mara moja ili mfumo upate ruhusa ya offline.
2. Mtandao ukikatika, endelea kukopesha na kurudisha kama kawaida; rekodi zinahifadhiwa kwenye simu/kompyuta.
3. Mtandao ukirudi, mfumo unatuma rekodi kiotomatiki. Unaweza pia kubonyeza 🔄 Sync juu ya ukurasa.

Ruhusa ya offline ina muda wake; ikiisha, ingia tena ukiwa na mtandao.

9. Maafisa wa elimu

Afisa wa wilaya, mkoa au taifa anaingia na akaunti yake na kuona Dashibodi ya Afisa: shule za serikali zilizo ndani ya eneo lake, hali ya vitabu, na upungufu. Hawezi kubadilisha data za shule; ni kuona na kuchambua tu.

📷 Weka picha ya skrini ya dashibodi ya afisa: assets/guide/afisa.png

Chini ya michoro kuna tabu: Book Ratio by School, Shortage & Recommendations, Subject Analysis, Low Borrow Activity, Hali ya Vitabu, Students by School, Members by School na Users & Reset Password.

📷 Weka picha ya skrini ya mapendekezo: assets/guide/afisa2.png

10. Kwa Admin

Admin anaweza kutumia Angalia kama shule kuona mfumo kama mkutubi wa shule fulani, ili kumsaidia.

11. Mipango na usajili

Shule mpya inaanza na kipindi cha majaribio (trial). Baada ya hapo inahitaji usajili wa kulipia kulingana na mpango.

12. Usalama na tabia njema

• Usishiriki nenosiri lako. Kila mkutubi awe na akaunti yake ili kumbukumbu zionyeshe nani alifanya nini.
• Toka (Logout) ukimaliza, hasa kwenye kompyuta ya pamoja.
• Ukisahau nenosiri, mwombe Admin akuwekee jipya.
• Majaribio 5 ya nenosiri yasiyo sahihi yanakuzuia kwa dakika 15.
• Fanya ukaguzi wa kimwili wa rafu mara kwa mara na ulinganishe na mfumo; ukiona tofauti, rekebisha hali ya nakala husika.

13. Maswali yanayoulizwa mara nyingi